Intro og historie

Munksøgård Delebilsforening blev stiftet d. 22. maj 2000 for at stille biler til rådighed for primært personer, som bor i det økologiske bofælleskab Munksøgård, Trekroner, Roskilde. En bestyrelse blev nedsat for at gennemføre detailplanlægningen af delebilsforeningen. De første biler - en Fiat Punto og en Citroën Berlingo kunne tages i brug den 5. december 2000 af foreningens 24 medlemmer.

En lille initiativ gruppe påbegyndte det indledende arbejde med forberedelse af foreningen tilbage i efteråret 1998. Der blev først gennemført en spørgeskemaundersøgelse i oktober 1998 blandt de kommende beboere, som skulle afdække interessen for at danne en delebilsforening. Resultatet af denne lille undersøgelse viste et klart behov for en delebilsforening. Svarene i undersøgelsen overvurderede dog interessen, idet færre har tilmeldt end undersøgelsen gav indtryk af. På denne baggrund blev der afholdt et åbent møde den 9. december 1999 for alle kommende beboere med interesse for delebilsforeningen, hvor der også blev nedsat en arbejdsgruppe. Dansk Bil Consult blev hen af vejen knyttet til arbejdsgruppen og senere bestyrelsen som konsulent.

Arbejdsgruppen udarbejdede derfor i foråret 2000 et prospekt, med forslag til vedtægter, medlemsvilkår og prisliste, som et konkret oplæg til, hvordan en andelsforening kunne stiftes med det formål at etablere en delebilsordning på Munksøgård for interesserede beboere.

Foreningen er en brugerstyret non-profit forening, som har til formål at stille biler til rådighed for medlemmerne mod vederlag, således at der opnås dækning af foreningens udgifter, hensættelser m.v. I modsætning til de fleste andre delebilsklubber ejer foreningen bilerne, fordi dette forventes at være mest økonomisk. Udover at opnå en for foreningen rimelig konsolidering, stræbes der ikke efter noget overskud. Foreningen skal endvidere ved køb af biler og driften heraf tilstræbe at opnå miljøfordele i form af energieffektive biler samt færre biler, mindre kørsel og mindre samlet miljøbelastning i forhold til individuel bilisme. Munksøgård Delebilforening har en målsætning om at blive CO2 neutral i 2025. Dette kan ske gennem at øge andelen af elbiler, plug-in hybridbiler, energieffektive hydrid benzinbiler samt CO2 kompensation. Tiltagene skal gennemføres på en måde og i et tempo, så medlemmernes transportbehov tilgodeses.

Foreningen har et sæt vedtægter, medlemsvilkår og prisliste, der udgør foreningens grundlag. Foreningens øverste myndighed er generalforsamlingen. Den daglige ledelse af foreningens arbejde varetages af en valgt bestyrelse.

Generalforsamling

Herunder er et uddrag fra vedtægterne:

1. Foreningens højeste myndighed er generalforsamlingen.
2. Den ordinære generalforsamling afholdes hvert år inden 4 måneder efter regnskabsårets udløb med følgende dagsorden:
3. Valg af dirigent og referent.
4. Bestyrelsens beretning.
5. Forelæggelse af årsregnskab og eventuel revisionsberetning samt godkendelse af årsregnskabet.
6. Forelæggelse af drifts- og likviditetsbudget og beslutning om eventuel ændring af vilkår og vederlag for benyttelse af foreningens køretøjer samt fastsættelse af indmeldelsesgebyr, depositum, månedligt kontingent og godtgørelse til personer, som udfører opgaver for foreningen.
7. Forslag fra medlemmer.
8. Valg af bestyrelse.
9. Valg af intern, og eventuel ekstern revisor.
10. Eventuelt.

Bestyrelsen

Referaterne fra bestyrelsesmøderne kan læses her efterhånden som møderne bliver holdt.

Bestyrelsen er på valg i henhold til vedtægterne.

Medlemmerne af bestyrelsen kan ses under Kontakt

Vedtægter

Gældende vedtægter ses her

Vedtaget på den stiftende generalforsamling d. 22/5-2000.
Rettet på ekstraordinær generalforsamling d. 31/10-2000.
Rettet på ekstraordinær generalforsamling d. 1/10-2002
Rettet på ekstraordinær generalforsamling d. 30/6-2003
Rettet på ekstraordinær generalforsamling d. 11/4-2006
Rettet på ekstraordinær generalforsamling d. 12/3-2008
Rettet på ekstraordinær generalforsamling d. 15/4-2009
Rettet på ekstraordinær generalforsamling d. 11/5-2016
Rettet på ekstraordinær generalforsamling d. 9/5-2017

Medlemsvilkår

Vilkår for brugen af bilerne i Munksøgård Delebilsforening: Medlemsvilkår

Vedtaget på den stiftende generalforsamling d. 22/5 2000.
Justeret på bestyrelsesmøde d. 22/11 2000
Justeret på bestyrelsesmøde d. 15/11 2005
Justeret på bestyrelsesmøde d. 8/6 2016
Justeret på bestyrelsesmøde d. 14/2 2019
Justeret på bestyrelsesmøde d. 15/4 2021
Justeret på bestyrelsesmøde d. 7/3 2023

Grøn omstilling

Bestyrelsens strategi for grøn omstilling kan læses her

Samarbejdspartnere

Spar Nord
Roskilde Afdeling
Københavnsvej 65, 4000 Roskilde
Telefon: 46 35 51 00
www.sparnord.dk
Munksøgård Delebilsforening har en kassekredit hos Spar Nord til køb og drift af bilerne. Foreningens medlemmer betaler den månedlige kørselsregning via deres dankort, som er tilknyttet bookingsystemet.

Forsikring
Munksøgård Delebilforening har bilerne ansvars- og kaskoforsikret gennem LeasePlan.
LeasePlan
Tlf. 3673 8399
Mail: forsikringdk@leaseplan.com.

LetsGo
Munksøgård Delebilforening benytter bookingsystem udviklet af LetsGo. LetsGo har driftsansvaret for bookingsystemet (www.letsgo.dk).

Sixt
Munksøgård Delebilforening leaser Renault Zoe elbiler gennem biludlejningsnings- og leasingfirmaet
Sixt, Mobility Service Denmark A/S,
Kystvejen 42,
2770 Kastrup,
Tel. 32 48 11 00,
www.sixt.dk.

Leaseplan
Munksøgård Delebilforening leaser Hyundai Kona elbiler gennem leasingfirmaet LeasePlan.
LeasePlan
Midtager 20
2605 Brøndby

Citroën Roskilde
Munksøgård Delebilforening har flere biler fra Citroën.
Andersen Biler
Københavnsvej 154
4000 Roskilde
Tlf.:46 38 00 40
www.citroenforhandler.dk/roskilde

Renault Roskilde
Munksøgård Delebilforening får udført service på Zoe elbiler ved Renault Roskilde.
Stubbe Roskilde
Betonvej 2, Box 198,
4000 Roskilde
Tlf.: 46 33 04 00
www.stubbe.dk

CLEVER A/S
Munksøgård Delebilforening har leaset ladere til opladning af elbiler gennem CLEVER.
Støberigade 14, 3. sal, 2450 København SV
1606 København V
Tlf. 82 30 30 30
www.clever.dk

Europcar i Roskilde
Skulle vi ikke have en delebil i ønsket tidsrum har du ret til at leje en udlejningsbil til delebilpris, se Garantibil. Det sker gennem biludlejningsfirmaet
Europcar i Roskilde,
Københavnsvej 128,
4000 Roskilde,
tlf. 46 75 01 02.

Danske By- og Delebiler
Munksøgård Delebilforening er medlem af Danske By- og Delebiler, som er en interesseforening for danske delebilsudbydere og arbejder bl.a. for bedre forhold for delebiler. Mere information på Danske By- og Delebilers hjemmeside. Her kan du også læse mere om forskellige delebilsudbydere i Danmark.
https://danskedelebiler.dk

Privatlivspolitik

Munksøgård Delebilforening tager beskyttelse af personoplysninger alvorligt. Her kan du læse, hvordan Munksøgård Delebilforening håndterer persondata, samt hvordan vi beskytter dine oplysninger. Beskyttelsen sker i overensstemmelse med den gældende lovgivning under persondataforordningen.

Dataansvarlig
Munksøgård Delebilforening
Munksøgård 40, 4000 Roskilde
Tlf: 30183127
E-mail: delebil-bestyrelse@munksoegaard.dk


Databehandler
Det bookingsystem som Munksøgård Delebilforening anvender, varetages af LetsGo Fleet Systems.

Munksøgård Delebilforening har indgået en databehandleraftale med LetsGo Fleet Systems, som beskriver hvordan databehandleren (LetsGo Fleet Systems) håndterer personlige oplysninger op vegne af Munksøgård Delebilforening.

LetsGo Fleet Systems ApS
Nørre Farimagsgade 11, st. th.
1364 København K
E-mail: info@letsgofleetsystems.com

Link til databehandleraftale.


Munksøgård Delebilforening behandler følgende persondata
Munksøgård Delebilforening bruger dine personlige oplysninger til at betjene dig som medlem. Når du tilmelder dig på hjemmesiden bliver du bedt om at angive dit fulde navn, adresse, e-mail, telefonnummer og fødselsdato, samt at uploade et billede af dit kørekort og sundhedskort. Et gyldigt kørekort er nødvendigt for at kunne køre i Munksøgård Delebilforening's biler i henhold til medlemsvilkårerne.

Munksøgård Delebilforening kommunikerer med dig på dit telefonnummer og din e-mailadresse. Hvis du kontakter os på e-mail kan vi beholde dine henvendelser, inkl. din e-mailadresse, og vores svar til dig. Ligeledes sender vi servicerelaterede e-mails til dig, fx i forbindelse med reservationer, ændringer, aflysninger af delebil, samt fakturaer.

Munksøgård Delebilforening anvender personoplysninger til bestemte formål, som bliver beskrevet i afsnittet herunder og som er gældende i henhold til lovgivningen.


Persondatabeskyttelse
Munksøgård Delebilforening indsamler, opbevarer og behandler følgende personoplysninger om dig som medlem. Personoplysninger bliver kun indsamlet, opbevaret og behandlet, når du har tilmeldt dig hos Munksøgård Delebilforening.

• Personoplysninger herunder navn, fødselsdato, adresse mm.
  
  I forbindelse med et medlemskab hos Munksøgård Delebilforening indsamler og opbevarer Munksøgård Delebilforening følgende oplysninger:
  
  • Navn, fødselsdato, adresse
  • E-mail & telefonnummer
  • Kørekort og sundhedskort
  
  Disse personoplysninger bruges til at:
  
  • Identificere dig
  • Kontakte dig vedr. en reservation (herunder ændringer, aflysninger mm.) samt fakturering
  • Kontrollere om et gyldigt kørekort matcher medlemmets informationer for at give adgang til Munksøgård Delebilforening’s delebiler.
  
  Vi opbevarer personoplysninger om dit kørekort, navn, adresse mv. samt fakturaer og reservationer i 5 år efter udmeldelse jf. bekendtgørelse nr. 463 § 7, stk. 1 samt stk. 2 om udlejning af motorkøretøjer uden fører. I henhold til retten til at blive glemt bliver du 5 år efter din udmeldelse slettet fra vores server.
  
  
• Kreditkortoplysninger
  
  I forbindelse med en transaktion indsamler Munksøgård Delebilforening følgende oplysninger:
  
  • Personlige kreditkortoplysninger som opbevares hos en tredjeparts-betalingsudbyder. (Quickpay)
  
  Disse oplysninger bruges til at:
  
  • Fakturere dig for brug af delebiler samt medlemskab og forsikring mv.
  
  Oplysningerne slettes, når du har meldt dig ud, og din konto er opgjort, samt et eventuelt udestående mellem Munksøgård Delebilforening og dig er afregnet.
  Der bliver opbevaret en kopi af alle fakturaer og kreditnotaer, samt registreringer af indbetalinger i Munksøgård Delebilforening’s bogføringssystem. Disse oplysninger bliver brugt til regnskab og revision af samme, samt til at lægge budget for kommende år.
  
  
• Reservationsoplysninger herunder starttidspunkt, sluttidspunkt og registreringsnummer på delebilen
  
  I forbindelse med en reservation indsamler og opbevarer Munksøgård Delebilforening følgende oplysninger:
  
  • Registreringsnummer på delebilen og/eller biltype
  • Start- og sluttidspunkt for reservationen
  
  Disse oplysninger bruges til:
  
  • At oplyse andre medlemmer om delebilens tilgængelighed
  • At afregne din kørsel
  • Statistik og analyse, samt optimering af bilernes udnyttelsesgrad
  • At overholde bekendtgørelse nr. 463 om udlejning af motorkøretøjer uden fører
  
  Oplysningerne opbevares i mindst 5 år regnet fra reservationens sluttidspunkt (jf. bekendtgørelse 463 § 7, stk. 2.) eller indtil 5 efter medlemmets udmeldelse. Er der gået 5 år fra reservationens sluttidspunkt, og er dit medlemskab stadig aktivt, kan du bede om at få reservationsoplysningerne slettet.
  
  
• Forsikring, ulykker mv.
  
  I forbindelse med ulykke- eller forsikringssager indsamler og opbevarer Munksøgård Delebilforening følgende oplysninger:
  
  • Kontaktoplysninger
  • Reservationsoplysninger
  
  Disse oplysninger bruges til at:
  
  • Kontakte dig for yderligere informationer
  • Identificere hvem der har kørt bilen i perioden
  
  Oplysningerne anvendes til brug for håndtering af sager i forbindelse med ulykker mv. De anførte oplysninger bruges kun i det omfang det er nødvendigt for at eventuelle retskrav kan fastlægges, f.eks. i forhold til den videre proces med et forsikringsselskab. Munksøgård Delebilforening gemmer denne data i 5 år efter udmeldelse jf. bekendtgørelse nr. 463 § 7, stk. 1 samt stk. 2 om udlejning af motorkøretøjer uden fører.
  
  
• GPS-oplysninger for delebiler
  
  I forbindelse med GPS-oplysninger indsamler og anvender Munksøgård Delebilforening følgende oplysninger:
  
  • Lokalisering af bilen på et givent tidspunkt
  • Antal kørte kilometer
  
  Disse oplysninger bruges til at:
  • Afregne antal kørte kilometer
  
  GPS-data slettes efter, at de er anvendt til lokalisering eller afregning, og når indsigelsesfristen på en faktura er udløbet. Kilometer-data på turen bliver gemt og kan senere blive brugt til statistik og analyse samt optimering af bilernes udnyttelsesgrad.
  
  GPS anvendes ikke til aktiv sporing under din kørsel. Lokalisering kan overdrages til Politiet efter anmodning.
  
  

• Indsigt i hvilke af dine personoplysninger, Munksøgård Delebilforening behandler
• At få berigtiget og ajourført de personoplysninger, Munksøgård Delebilforening har registreret om dig
• At få slettet de registrerede personoplysninger om dig, som Munksøgård Delebilforening ikke efter lovgivning er pålagt at skulle gemme