Referat af ordinær generalforsamling i Munksøgård Delebilforening
 i halmhuset (Munksøgård 21B) tirsdag d. 17. april 2012 kl. 20:00

 

Dagsorden i følge vedtægterne:

1.       Valg af dirigent og referent.

2.       Bestyrelsens beretning.

3.       Forelæggelse af årsregnskab og eventuel revisionsberetning samt godkendelse af årsregnskabet.

4.       Forelæggelse af drifts- og likviditetsbudget, og beslutning om eventuel ændring af vilkår og vederlag for benyttelse af foreningens køretøjer samt fastsættelse af indmeldelsesgebyr, depositum, månedligt kontingent og godtgørelse til personer, som udfører opgaver for foreningen.

5.       Forslag fra medlemmer.

6.       Valg af bestyrelse.

7.       Valg af intern, og eventuel ekstern revisor.

8.       Eventuelt.

 
Ad 1.       Valg af dirigent og referent

Ole Winther blev valgt til dirigent og Steen Solvang Jensen til referent. Ole konstaterede, at generalforsamlingen var indkaldt rettidigt efter vedtægterne.

 

Ad 2.       Bestyrelsens beretning for 2011 ved Steen

Omkring samme antal medlemmer
Vi var ved årsskiftet (1. april 2012) 130 aktive medlemmer (128 aktive medlemmer 7. marts 2010). Der er således blevet 2 ekstra medlemmer. Der er en del udskiftninger i medlemmerne med en del ind- og udmeldinger i løbet af et år. Der er 66 medlemmer fra Munksøgård og 64 medlemmer udenfor Munksøgård.
 
Udlejning, biler og udstyr
Som i 2010 består bilparken fortsat af 11 biler. Bilparken består nu af: 1 Berlingo, 1 Qubo, 4 C3, 4 C1’ere, og en elbil. Vi har endvidere en elcykel. Vi har 2 separate tagbokse, og separate tagbøjer til Berlingo og C3.

I 2011 har bilerne kørt 285.768 km (ca. 25.063 km pr. bil pr. bilår) mod 298.082 km (ca. 27.434 km pr. bil pr. bilår) i 2010. Årskørslen er derfor faldet i forhold til sidste år, hvor den efter flere års fald steg.

Tagboksene blev lejet ud 6 gange (mod 10 i 2010) mens tagbøjler blev udlejet 20 gange. Her har det været en fordel, at man kan leje tagbøjler uafhængig af tagboksene.

Efter succesen med de første 2 GPS’er købte vi i 2011 endnu en GPS. De 3 GPS’er har været udlejet 126 gange i løbet året. En GPS forventes tilbagebetalt på omkring 1½-2 år.

Der var 71 registrerede overbookinger af spøgelsesbilen i 2011 (98 i 2010). Der har således været et fald i antal overbookninger. Hvorvidt spøgelsesbilen giver et reelt billede af hvor tit der mangler en bil er svært at sige, men det er den eneste indikation vi har registreret.
Der er indkøbt en støvsuger til delebilrummet, således at det er let at gøre delebilrummet rent, og medlemmerne kan også bruge den til delebilerne.
 
Elbil
2011 blev året, hvor foreningen fik sin første elbil, som en del af en samlet strategi om med tiden at blive en CO2 neutral delebilforening. Elbiler er de mest miljøvenlige biler på markedet, og vi har beregnet at den bidrager med mindst 35% mindre CO2 end en Citroën C1 (benzin). Derudover bidrager den ikke med lokal luftforurening og den støjer mindre. Den bidrager også til at mindske vores olieafhængighed, og med intelligent opladning kan man undgå at trække strøm i spidlasttimer og sikre god udnyttelse af fx vindmøllestrøm om natten.
 

Bookingsystemet er blevet tilrettet således at det er muligt at oprette elbiler, og via kalenderen får man at vide, hvor mange rest kilometer der er tilbage på batteriet. Medlemmet skal ved hver bookning skønne antallet af kilometer for turen, og der er mulighed for at korrigere dette efter endt tur. Dette har fungeret rigtig godt i praksis, og medlemmerne har været gode til at skønne antal km.

 

Der blev afholdt flere demonstrationer af elbilen, hvor medlemmerne kunne komme og se elbilen og få en prøvetur.

 

De første erfaringer med elbilen er, at mange gerne vil benytte den især til kortere ture pga. af den begrænsede rækkevidde. Vi har også erfaret, at kapaciteten på batteriet påvirkes meget af kørselsmønster (fx motorvejskørsel) og af kulde. Kulde giver bl.a. behov for opvarmning af kabinen, som reducerer batteriets rækkevidde. Der er derfor kortere rækkevide om vinteren end om sommeren. Foreløbigt har vi sat rækkevidden til 80 km om vinteren og 100 km om sommeren. Elbilen forventes at køre omkring 14.000 km om året, og ligger således væsentligt under gennemsnittet for årskørsel af de andre biler.

Problemer med PBS opkrævninger og efterregulering af regninger
Der har været en del problemer med PBS opkrævninger i løbet af året, og dermed er der ikke opkrævet de rigtige beløb i forhold til den faktiske kørsel. Problemerne havde bl.a. rod i, at det eksisterende PBS kort gik i stykker, og det tog en del tid at få et nyt. Der har også været problemer med at få overført PBS opkrævningerne til tiden. Det har derfor været nødvendigt at gennemgå tidligere regninger og efterregulere, således at alle kom til at betale for faktisk kørsel. Det har været en meget tidskrævende proces at løse, og det har også været en utilfredsstillende situation for medlemmerne. Udover at opkrævninger ikke passer med faktisk kørsel, har det også forsinket refundering af udgifter fx vask af biler, udlæg til vaskekort, udlæg til benzin/diesel mv. Vi arbejder på at få en mere automatisk overførsel af PBS opkrævninger (er meget manuel proces i dag) og evt. en fordeling af kasserer opgaverne på flere personer.

Forsikring
Vi har fået et godt tilbud på forsikringer fra if-forsikring, som vi derfor overgår til for hver nykøbt bil samt når opsagte forsikringer udløber på eksisterende biler.

Aftale om vedligehold af bilerne
Bestyrelsen har indgået en servicekontrakt med Ole Winther omkring pasning af delebilerne.

Delebilseminar
Delebilfonden har arrangeret et heldagsseminar den 30. april 2011 om delebiler, hvor Steen og Jacob deltog. Delebilfonden servicerer Københavns og Aarhus delebilklubber.

Danske Delebiler og delebilkonference
Formanden har bidraget til planlægning af en delebilkonference i fællessalen i Folketinget den 13. januar 2012, hvor også EU Kommissær Connie Hedegård deltog med et oplæg. Konferencen var en stor succes for at synliggøre delebilisme overfor politikerne og offentligheden.
 
Fremtidens bookingsystem
Vores delebilforening har mulighed for at støtte udviklingen af et nyt ”nøgleløst” og mere automatiseret bookingsystem, som folkene bag vores bookingsystem gerne vil udvikle. Medlemmerne får en lille plastik ”nøgle” (tag), som kontaktløst kan åbne bilen. Nøglen til bilen vil være i en lille boks i bilen. Man kan kun åbne den bil, som man har reserveret, så der er ikke mulighed for at tage den forkerte bil. Man skal heller ikke udfylde en køreseddel, da systemet selv registrerer start- og slutkilometre. Det kræver, at der monteres en lille enhed i bilen, som også indeholder en GPS samt mobilkommunikation. Hvis en bil er væk eller stjålet kan man følge dens position fra en computer. Systemet har derfor klare fordele for medlemmerne og i administration af klubben. Udviklingen har desværre taget længere tid en oprindeligt planlagt, da vi havde en forventning om at skulle teste systemet af i efteråret 2011. Vi håber det bliver i løbet af 2012.
 
Flere satellitbiler i Roskilde
Vi overvejer om næste satellitbil skal placeres i Knolden. Der er flere medlemmer i Knolden og der er også enkelte medlemmer i Himmelev området. Der skal være omkring 10-12 medlemmer som grundlag for en bil, men der vil selvfølgelig også komme flere medlemmer, hvis der er en bil tæt på. Satellitbilen bliver først placeret, når vi får det nye nøgleløse system, som ikke kræver etablering af nøgleskab og postkasse.
 
Flere elbiler
Som en del af vores CO2 strategi vil vi gerne have flere elbiler/hybridbiler/plug-in. Vi følger derfor udviklingen af elbilmarkedet. Vi er enige om, at næste elbil skal kunne noget mere end den eksisterende elbil. Den skal helst have en noget større rækkevidde (evt. batteriskifte mulighed), og det skal være muligt at forvarme kabinen via smartphone eller internet, således at batterikapaciteten ikke bruges på opvarmning af kabinen, men på kørte km. Den skal også helst have mere bagageplads. Vi vil prissætte elbilen, så den modsvarer en tilsvarende fossilbil. Da vi kan forvente færre km kørt i elbil pga. begrænsningerne i rækkevidde, og den samtidig er dyrere end en fossilbil accepterer vi også et indirekte tilskud til elbiler, som skyldes deres miljø fordele.
 

Beretningen blev taget til efterretning af generalforsamlingen.

 

Ad 3.       Forelæggelse af årsregnskab og eventuel revisionsberetning samt godkendelse af årsregnskabet

Årsregnskabet var udsendt få dage før generalforsamlingen, og således ikke de mindst 8 dage før som vedtægterne foreskriver. Vores interne revisor Lars Levin-Jensen havde foretaget en indledende revision af regnskabet, og havde ikke fundet noget graverende, men spurgt til mere dokumentation for nogle udgifter samt kommet med forslag til ændringer til fremtidige regnskab. Lars Levin-Jensen og kassereren Jan Peiter vil samme kikke på dette.

 

Da regnskabet ikke var rettidigt fremsendt og ikke endeligt revideret blev den endelige godkendelse af årsregnskab for 2011 udskudt til en kommende ekstraordinær generalforsamling, se også punkt 5.

 

Ad 4.       Forelæggelse af drifts- og likviditetsbudget, og beslutning om eventuel ændring af vilkår og vederlag for benyttelse af foreningens køretøjer samt fastsættelse af indmeldelsesgebyr, depositum, månedligt kontingent og godtgørelse til personer, som udfører opgaver for foreningen

 

Budgettet var udsendt få dage før generalforsamlingen, og således ikke de mindst 8 dage før som vedtægterne foreskriver. Endelig vedtagelse af budgettet udskydes derfor til kommende ekstraordinær generalforsamling.

 

Det blev besluttet at fastholde de nuværende tids- og kmpriser, gebyrer, kontingent, depositum, godtgørelse mv.

 
Ad 5.       Forslag fra medlemmer

Bestyrelsen havde stillet følgende forslag, som var rettidigt udsendt ifølge vedtægterne.

 

Bestyrelsen foreslår, at den hidtidige geografiske afgræsning af medlemsskab af delebilforeningen ændres fra det nuværende Trekroner/Himmelev til hele Roskilde by. Se den konkrete foreslåede afgrænsning i vedlagte dokument. Forslaget er begrundet i, at Hertz Delebilen ikke længere er repræsenteret i Roskilde, og de kunne tidligere dække det område, som vi ikke dækkede. Vi får enkelte henvendelser fra folk, som gerne vil være medlemmer, som bor uden for den nuværende afgrænsning, så der er en vis interesse for medlemsskab. Endvidere ved vi ikke, hvor mange, som på forhånd opgiver at henvende sig, når de ser vores regler for geografisk afgrænsning af medlemskab. En af grundene til, at vi i sin tid indførte en geografisk afgrænsning var, at vi ikke ønskede at folk, som boede i fx København kunne leje billig delebil hos os, hvilket kunne tænkes at være i weekender og ferier, hvor vi i forvejen har stort pres på bilerne. Der er mindre risiko for dette, når medlemmerne bor tættere på bilerne. Vi forestiller os også satellit delebiler uden for vores nuværende placeringer, såfremt der er medlemsgrundlag for det. Vi vil godt på sigt være i stand til at drive en delebilforening med flere biler, når vi får et nøgleløst system, og der er også muligheder for at automatisere noget af administrationen fx ind- og udmeldelser.

 

Ændring af den geografiske udstrækning betyder desuden en vedtægtsændring af stk. 3.3:

 
Nuværende:

3.3 Medlemmer skal på indmeldelsestidspunktet være bosiddende i Trekroner/Himmelev området. Den præcise geografiske udstrækning af området er illustreret i Bilag 1: Geografisk udstrækning af medlemsområde. Medlemmer som er indmeldt før den 11/4-2006 er ikke omfattet af denne geografiske begrænsning.

 
Forslag:

3.3 Medlemmer skal på indmeldelsestidspunktet være bosiddende i Roskilde byområde. Den præcise geografiske udstrækning af området er illustreret i Bilag 1: Geografisk udstrækning af medlemsområde. Medlemmer, som flytter ud af det geografiske område kan bibeholde deres medlemskab, hvis de ønsker det.

 

Endvidere præciserer vi med forslaget gældende praksis, som er at medlemmer, som flytter ud af det geografiske område kan bibeholde deres medlemskab, hvis de ønsker det.

 

I forbindelse med diskussion af udvidelse af det geografiske område for medlemskab blev der udtrykt mening om at foreningen ikke skulle blive for stor og uoverskuelig. Det er ikke bestyrelsens intention at foreningen skal vokse meget, og såfremt det blev en succes med satellit delebiler i det øvrige Roskilde kunne dette også være fødselshjælp til at de nye medlemmer på sigt etablerede en separat delebilforening.

Ifølge vedtægterne kan forslag om vedtægtsændringer kun vedtages på generalforsamlingen, når mindst 2/3 af samtlige mulige stemmer er repræsenteret, og med et flertal på mindst 2/3 af de afgivne stemmer. Forslaget blev enstemmigt vedtaget, men beslutningen skal bekræftes af en efterfølgende ekstraordinær generalforsamling, da mindst 2/3 af samtlige mulige stemmer ikke var repræsenteret.

Der indkaldes derfor senere til en ekstraordinær generalforsamling, hvor 2/3 af de fremmødte kan beslutte vedtægtsændringen.

Ad 6) Valg af bestyrelse

Samtlige bestyrelsesmedlemmer vælges af generalforsamlingen for to år ad gangen, således at halvdelen eller den tilnærmede halvdel af bestyrelsen afgår ved hver ordinær generalforsamling.

Bestyrelsen består pt. af Steen Solvang Jensen, Jan Peiter, Ole Winther, Jacob Harboe. Steen Solvang Jensen og Jacob Harboe er ikke på valg. Ole Winther og Jan Peiter er på genvalg og ønsker at stille op igen. Begge blev genvalgt.

Generalforsamlingen vælger desuden for et år ad gangen en eller to bestyrelsessuppleanter med angivelse af deres rækkefølge. Dette har vi som oftest ikke gjort og heller ikke fundet nødvendigt denne gang.

 

Ad 7 Valg af intern, og eventuel ekstern revisor

Lars Levin-Jensen blev valgt som intern revisor. Vi har ingen ekstern revisor, fordi det ville koste omkring 10.000 kr.

 
Ad 8.       Eventuelt

Der var et spørgsmål ved afbestillingsgebyr på baggrund af de diskussioner, som vi havde herom for omkring et halvt år siden. Bestyrelsen vil på et tidspunkt igen foretage en analyse af omfanget af afbestillinger mv. for at se, hvordan det har udviklet sig siden sidst, og derefter beslutte hvilke tiltag der evt. skal iværksættes.

 

Der var et forslag om at medlemmerne i bookingsystemet skulle kunne tilkendegive hvis man ønsker samkørsel på en given tur eller har brug for et lift til et bestemt sted. Dette vil kræve nogle ekstra egenskaber af vores bookingsystem.

 

Referent Steen Solvang Jensen, 10. maj 2012.