Pkt 1. Valg af dirigent og referent
Som dirigent blev Steen valgt, og Jacob som referent.
Pkt 2. Bestyrelsens beretning
Beretningen er enstemmigt vedtaget uden bemærkninger. Beretningen er vedhæftet i slutningen af dette dokument.
Pkt 3. Forelæggelse af årsregnskab og eventuel revisionsberetning samt godkendelse af årsregnskabet
Årsregnskabet fremlagdes til generalforsamlingen urevideret af den interne revisor, da der ikke havde været tid nok til revision af regnskabet. Regnskabet viste et overskud på omkring 36.000 kr. og en egenkapital på omkring 359.000 kr.
Generalforsamlingen godkendte det forelagte regnskab under betingelse af at den interne revisor efterfølgende kan godkende regnskabet. Det revisionsgodkendte regnskab forventes fremsendt til medlemmerne ultimo april.
Pkt 4. Forelæggelse af drifts- og likviditetsbudget, og beslutning om eventuel ændring af vilkår og vederlag for benyttelse af foreningens køretøjer samt fastsættelse af indmeldelsesgebyr, depositum, månedligt kontingent og godtgørelse til personer, som udfører opgaver for foreningen
Drifts- og likviditetsbudget blev enstemmigt vedtaget. Budgettet for 2011 er budgetteret med et underskud på omkring 30.000 kr., da der ikke er brug for yderligere styrkelse af egenkapitalen. I 2011 vil vi have ekstra udgifter til kompensation (se pkt. 5) og vi forventer også at indføre et nyt nøgleløst og mere automatiseret bookingsystem.
Gældende vilkår og vederlag for benyttelse af foreningens køretøjer samt fastsættelse af indmeldelsesgebyr, depositum, månedligt kontingent fortsætter som hidtil. Vedrørende godtgørelse til personer, som udfører opgaver for foreningen, se punkt 5.
Pkt 5. Forslag fra medlemmer
Bestyrelsen havde fremsendt et forslag vedrørende kompensation. Dette blev godkendt enstemmigt af generalforsamlingen. Kopi af reglerne for kompensation er sidst i referatet.
Pkt 6. Valg af bestyrelse
Steen Solvang Jensen og Jacob Harboe blev jer valgt for 2 år.
Bestyrelsen fandt det ikke nødvendigt at vælge suppleant(-er) dette år. Godkendt enstemmigt af generalforsamlingen.
Pkt 7. Valg af intern, og eventuel ekstern revisor.
Valg af intern revisor blev: Lars Levin-Jensen (med applaus)
Bestyrelsen fandt det ikke nødvendigt at vælge ekstern revisor p.g.a. udgiften dertil. Dette blev godkendt enstemmigt af generalforsamlingen.
Pkt 8. Eventuelt.
Revisoren udbad sig snarest foreningens rentefordelingsoversigt udsendt til medlemmerne således at de kan trække rentefradraget fra i skat 2010. Formanden vil snarest udsende dette.
I 2010 har bilerne kørt 298.082 km (ca. 27.434 km pr. bil pr. bilår) mod 260.567 km (ca. 25.217 km pr. bil pr. bilår) i 2009. Efter flere års fald ser der ud til at gennemsnitskørslen pr. bil er steget fra 2009 til 2010.
Vi introducerede en elcykel i juli 2008. Den var lejet ud for 1.826 kr. i 2010 mod 1.553 kr. i 2009. Den skal indkøre mere for at hvile i sig selv økonomisk, og flere opfordres til at bruge den.
Tagboks og tagbøjler blev udlejet 10 gange i 2010 mod 8 gange i 2009.
Efter succesen med den første GPS, som forventes tilbagebetalt på omkring 1½ år, købte vi i 2010 endnu en GPS. De har begge været udlejet lige meget og hver for omkring 460-490 kr. i 2010.
Afbestillingsgebyr
Analyse af antallet af aflysninger og sletninger af bookninger viste at dette er steget voldsomt de sidste to år. For mange aflysninger og sletninger giver en dårligere udnyttelse af bilerne end den kunne være, hvis der var bedre overensstemmelse mellem reservation og faktisk kørsel, idet sletninger og aflysninger ikke altid resulterer i nye bookinger for den pågældende tidsperiode. Vi besluttede for nogle år siden at afskaffe vores tidligere afbestillingsgebyr. Vi er den eneste delebilklub i Danmark, som ikke har et afbestillingsgebyr.
Bestyrelsen har sendt en opfordring til medlemmerne om booking og aflysning/sletning med omtanke, således at vi får en bedre udnyttelse af bilerne. Dette affødte også debat pr. email. Bestyrelsen vil følge udviklingen, og evt. genindføre et afbestillingsgebyr, hvis vi finder det hensigtsmæssigt.
Tids- og kmpriser
Timeprisen for Qubo er i løbet af 2010 blevet forhøjet med 25 øre/km, da en nærmere analyse af omkostningerne ved bilen viste, at den skulle være lidt dyrere end en Punto.
Satellitdelebil i Kirsebærparken
Der er i 2010 blevet etableret en satellitdelebil i Kirsebærparken.
Nøgleskab og skilte
I 2010 fik vi et nyt stort nøgleskab ved varmecentralen, da det gamle tit drillede, når mange store bilnøgler skulle hænges op i det.
Der er endvidere blevet opsat permanente skilte ved bilerne med ”Reserveret delebil”. Det skulle helst gøre at andre ikke kommer til at parkere på pladserne, da der nu er tydeligere mærket.
Forsikring
Vi har i 2010 fået en samlet rabat på omkring 15.000 kr. om året på vores forsikringer i Danske Forsikring.
CO2 strategi – fra strategi til handling
Som en del af foreningens overordnede strategi om at blive CO2 neutral blev der i starten af 2010 købt vindmølleandele i Hvidovre Vindmøllelaug for omkring 50.000 kr. CO2 fortrængningen herved svarer til omkring 13% af foreningens CO2 udledning.
Fremover anskaffer vi endvidere energieffektive dieselbiler (med partikelfilter) og den energieffektive Citroën C1. Citroën C1 fås kun i benzinudgave.
Bestyrelsen har de sidste par år fulgt det gryende marked for elbiler, og foråret/sommeren 2011 ser det ud til at blive et gennembrudstidspunkt, hvor vi kan få leveret en elbil. Vi satser på en Citröen C-Zero elbil inkl. ladestander med intelligent miljøladning. Vi er i kontakt med ChoosEv omkring en leasing aftale. Det forventes at blive omkring 1.000 kr. dyrere pr. mdr. end en tilsvarende Citroen C3/Fiat Punto, hvis vi bibeholder de samme km- og tidspriser.
Bookingsystemet er blevet tilrettet således at det er muligt at oprette elbiler, og via kalenderen får man at vide, hvor mange rest kilometer der er tilbage på batteriet. Medlemmet skal ved hver bookning skønne antallet af kilometer for turen, og der er mulighed for at korrigere dette efter endt tur.
Fremtidens bookingsystem
Vores delebilforening har mulighed for at støtte udviklingen af et nyt ”nøgleløst” og mere automatiseret bookingsystem, som folkene bag vores bookingsystem gerne vil udvikle. Medlemmerne får en lille plastik ”nøgle” (tag), som kontaktløst kan åbne bilen. Nøglen til bilen vil være i en lille boks i bilen. Man kan kun åbne den bil, som man har reserveret, så der er ikke mulighed for at tage den forkerte bil. Man skal heller ikke udfylde en køreseddel, da systemet selv registrerer start- og slutkilometre. Det kræver, at der monteres en lille enhed i bilen, som også indeholder en GPS samt mobilkommunikation. Hvis en bil er væk eller stjålet kan man følge dens position fra en computer. Systemet har derfor klare fordele for medlemmerne og i administration af klubben. Vi skal i løbet af foråret tage stilling til om vi vil være med i udviklingen heraf. Test af systemet forventes i efteråret 2011.
Kompensation for udført arbejde i Munksøgård Delebilforening
Det er efterhånden et meget stort administrativt og praktisk arbejde at køre en delebilforening med 125 medlemmer og 11 biler. Derfor er det også rimeligt med en vis kompensation for arbejde som skal udføres for at kunne stille billig delebilservice til rådighed for medlemmerne. Kommercielle klubber, som har egentligt lønnet arbejdskraft er væsentligt dyrere end vores forening, ligesom nogle af de andre ikke-kommercielle delebilklubber også har lønnet ansatte. Lige siden foreningen blev dannet har der været kompensation for nogle arbejdsopgaver, og der er kommet flere kompensationer til i takt med at foreningen er blevet større.
Bestyrelsen mener at kompensationerne skal være lovlige.
Kompensation til faddere for vask af bil
Vi har siden foreningens start kompenseret faddere for vask af biler. Afholdte udgifter til bilvask refunderes. Man får 150 kr. for Berlingoen og 125 kr. for øvrige biler. Fadderen skal således selv afholde tids- og kmudgifter, idet ideen er at vask foregår som del af en anden tur. Øvrige medlemmer kan vaske en bil på tilsvarende vilkår fx i forbindelse med en feriebooking. Det tager omkring en time at vaske og rengøre en bil, så kompensationen minus timeleje er omkring 110-130 kr.
Kompensation til kassereren
Vi har gennem en årrække kompenseret kassererens arbejde ved at stille en PC til rådighed svarende til en PC på nu maks. 8.500 kr. som afskrives over 3 år dvs. 2.833 kr. om året. Kassererens arbejde omfatter rettidig betaling af regninger og momsindberetninger, udstedelse af månedlige PBS regninger til medlemmerne, kompensation for udlæg betalt af medlemmerne, udarbejdelse af månedlige regnskaber til bestyrelsesmøderne samt årsregnskab til generalforsamlingen, samt deltagelse i bestyrelsesarbejdet. Kassererens arbejde skønnes til 3-5 timer om ugen. Kompensationen er derfor omkring 11-18 kr. i timen.
Kompensation til formand
Fra 2010 er formandsarbejdet blevet kompenseret ved at stille en PC til rådighed svarende til en PC på maks. 8.500 kr. som afskrives over 3 år dvs. 2.833 kr. om året. Formandsarbejdet omfatter indkaldelse til bestyrelsesmøder og referat heraf, indkaldelse og forberedelse af generalforsamlinger, bestyrelsesarbejde i Danske Delebiler (interesseorganisation for delebilklubber i Danmark) og deltagelse i møder i følgegruppe til vores bookingsystem. Aftaler med bank samt løbende rapportering til banken, aftaler med grundejerforeninger vedr. satellitdelebiler, samt forsikringsaftaler. Håndtering af ind- og udmeldelser og vedligehold af medlemsdatabase. Oprettelse af nye biler og ændringer i bookingsystemet. Information til medlemmerne og indhold af hjemmesiden. Svar på forespørgsler til foreningen og ansigt udadtil. Økonomiske analyser for prissætning af biler. Oversigt over renteudgifter til medlemmerne. Strategisk udvikling (fx CO2 strategi, elbil mv.). Formandsarbejdet skønnes til 5-8 timer om ugen. Kompensationen er derfor omkring 7-11 kr. i timen.
Kompensation til indtastning af køresedler
Indtastning af alle køresedler fra delebilerne ved varmecentralen og i Kirsebærparken kompenseres ved at stille en PC til rådighed svarende til en PC på nu maks. 8.500 kr. som afskrives over 3 år dvs. 2.833 kr. om året. Køresedlerne skal indtastes rettidigt, så kørsel kan indgå i regningerne. Indtastningen tager omkring 6 timer om måneden. Kompensationen er derfor omkring 39 kr. i timen. Køresedler for delebil i Åhusene og Absalonshave indtastes af fadderne.
Kompensation for køb/salg og service/vedligehold af bilerne
Dette arbejde omfatter indgåelse af købs- og salgsaftaler samt service- og vedligeholdsaftaler med værkstedet. Alt praktisk arbejde omkring køb og salg af bilerne og udstyr samt service og vedligeholdelse af bilerne. Sørge for udbedring af skader på bilerne i samarbejde med involverede medlemmer/faddere. Bilerne er til regelmæssig service og vinterdæk/sommerdæk skal skiftes. Koordinering vedr. biler, som ikke afleveres til tiden eller medlemmer som tager den forkerte bil. Disse opgaver skal løses indenfor normal arbejdstid, og helst hurtigt, så bilerne er til rådighed så meget som muligt. En del af dette arbejde har hidtil været kompenseret med et fast beløb på 125 kr. pr. værkstedstur.
Vi foreslår, at dette arbejde fremover bliver kompenseret med 50.000 kr. årligt, hvilket vi vil indberette til Skat, og der skal derfor betales skat heraf, således at der bliver omkring 30.000 kr. tilbage efter skat. Arbejdet skønnes til 10-15 timer om ugen. Kompensationen er derfor omkring 38-58 kr. i timen (efter skat).
Kompensation for øvrigt bestyrelsesarbejde
Deltagelse i bestyrelsesarbejde med løsning af en række mere praktiske opgaver fx køb og opsætning af nøgleskab og postkasser, nøglekøb, køb og opsætning af delebilskilte mv.
Vi foreslår, at bestyrelsesarbejde kompenseres med fritagelse for kontingentbetaling (75 kr. pr. mdr. for et A-medlem). Bestyrelsesmedlemmer som får en af de øvrige kompensationer nævnt ovenfor (undtagen den til faddere) vil ikke få denne kompensation.
Øvrige aftalte opgaver
Der er enkelte andre mindre opgaver, som der ikke gives kompensation for. Det er rengøring af delebilrum (ca. 1 time om mdr.), udførelse af opdateringer af hjemmesiden (ca. 1 time om mdr.) og intern revision af årsregnskab (ca. 10 timer om året).