1. Valg af dirigent og referent.
3. Forelæggelse af årsregnskab og eventuel revisionsberetning samt godkendelse af årsregnskabet.
7. Valg af intern, og eventuel ekstern revisor.
Ad 1. Valg af dirigent og referent:
Ole Winther blev valgt til dirigent og Jan Olsen blev valgt til referent.
Ad 2. Bestyrelsens beretning:
Vi var ved årsskiftet 95 medlemmer (83 i 2006). Af de 95 medlemmer er nogle passive medlemmer.
I 2007 anskaffede vi den 8. bil i form af en Citroën C1, som er en bil, der kører langt på literen. Den har været en stor succes og bookes ofte. Det er givet den bil, som bookes flest gange i løbet af en dag og bruges til mange korte ture.
I 2007 har bilerne kørt 213.785 km (ca. 29.059 km pr. bil pr bilår) mod 173.175 i 2006 (24.780 km pr. bil). Gennemsnitskørslen er steget markant fra 2006 til 2007. På trods af at vi tidligere har sat km-priserne ned med 25 øre pr. km for at mindske overskuddet, er det alligevel steget pga. stigende årskørsel pr. bil.
Tagboksen blev udlejet 10 gange (8 gange i 2006).
Der var 160 registrerede overbookinger af spøgelsesbilen i 2007 (63 i 2006). Der har således været en kraftig stigning i antal overbookninger. Hvorvidt spøgelsesbilen giver et reelt billede af hvor tit der mangler en bil er svært at sige, men det er den eneste indikation vi har registreret. Men det tyder på at antallet af biler er lidt i underkantet af behovet. Det underbygges af at årskørsel pr. bil også er steget væsentligt.
Manglende aflevering af bil til tiden og andre fejl
Vi oplever af og til at bilerne ikke afleveres til tiden, eller tages på tidspunkter, hvor de ikke er booket, eller at en forkert bil tages. Der er store gener ved dette hver gang for dem det går ud over og for bestyrelsen, som skal rede trådene ud. Man må ikke bare tage en anden bil, hvis den bil man har booket ikke er der. Man opfordres kraftigt til at skrive sin bookning ned i kalenderen, så vi kan få minimeret disse fejl.
Fradrag på selvangivelsen
Alle medlemmer har fået meddelelse om, hvor mange renter de kunne trække fra på selvangivelsen for 2007. I 2007 har vi haft en renteudgift på 27.707 kr. (24.099 kr. i 2006). Fordelingen er baseret på det enkelte medlems samlede økonomiske bidrag til foreningen.
Liste over bilvaskere:
Hvid Punto: Eva Diekmann, Munksøgård 59 (MU92).
Gulstribet Punto: Tine Buch, Munksøgård 57 (MU46)
Grande: Helle Humlum, Munksøgård 22, (MU81)
Grå Punto: Ole Winther, Munksøgård 31(MU76)
Turkis Punto: Per Roos, Munksøgård 43 (MU42)
Sort Punto: Annette Warming, Munksøgård 49 (MU50)
Berlingo: Jacob Harboe, Munksøgård 60 (MU40)
C1: Anne Tholstrup, Munksøgård 48 (MU31).
Betingelserne er, at man får 125 kr. for at vaske Berlingoen og 100 kr. for Puntoen. Vaskekort til Q8 (eller anden vaskehal) betales af foreningen, men medlemmet skal selv betale tid og km for bilen dvs. at ideen er at vask foregår i forbindelse med en tur, som man alligevel vil foretage. Udover en tur i vaskehal omfatter vask også støvsugning inde i bilen, rengøring af automåtter samt check af dæk- og olietryk. Bilerne skal vaskes ca. en gang om måneden. Øvrige medlemmer må også godt vaske bilerne på ovenstående betingelser. Delebilsrummet rengøres af Lisbet Nielsen.
Der er støvsuger i delebilsrummet, hvis man ønsker at støvsuge bilen før eller efter en tur.
Behandling af bilerne
Alle medlemmer opfordres til at passe bedre på bilerne. Der bliver lavet mange ridser på bilerne. Biler bliver jævnligt afleveret med mudderaftryk på sæderne. Det sker også jævnligt, at der er efterladt affald i bilerne. Bl.a. disse ting bevirker, at bilerne er noget slidte og miserable, når de skal sælges. Hvis bilerne ikke var ridsede uden på og slidte indeni, ville vi kunne få 5-10.000 kr. mere ved salg.
Medlemmer forventes selv at bidrage til at tage bilerne til reparation i forbindelse med skader, som et medlem har været involveret i. Kontakt Ole Winther eller en fra bestyrelsen i forbindelse med skader. Ole Winther står for at tage bilerne til service og dækskifte.
Email til alle medlemmer er "delebiler@munksoegaard.dk". Jan Olsen vedligeholder denne distributionsliste, og skal have besked om ændringer.
Alle bestyrelsesreferater ligger også på hjemmesiden og vil ikke blive delt ud skriftligt. De udsendes dog via email. Paolo Poggi er hjemmesidebestyrer. Hjemmesiden er under opdatering.
Aftale med Hertz og EuropCar
Munksøgård Delebilsforening har indgået en aftale med Hertz Delebilen, som muliggør at alle medlemmer af Munksøgård Delebilsforening kan melde sig gratis ind i Hertz Delebilen, og benytte sig af deres tilbud. Alle medlemmer er orienteret herom. Er der flere interesserede kan man henvende sig til Jan Olsen.
Vi har der for uden en aftale med biludlejningsfirmaet EuropCar, som holder til på Københavnsvej over for MacDonalds. Medlemmerne sørger selv for bookning og betaling. Se telefonnr. og priser på vores hjemmeside under ”Erstatningsbil”.
Vi fik etableret en 8. parkeringsplads ved varmecentralen i slutningen af 2007.
Nyt bookingsystem
I bookingsystemet kan man som medlem selv gå ind og redigere sine data. Klik på ”Medlemmer” på forsiden og herefter på ”Vedligehold medlemsdata”. Det er specielt vigtigt, at mobilnumre står der, så man kan kontaktes, hvis der er problemer omkring booking af biler, skader mv. Bestyrelsen har ikke mulighed for at afhjælpe akutte problemer, hvis det ikke er muligt at komme i kontakt med medlemmerne. Man må også gerne skrive sin e-mailadresse.
Danske Delebiler
Vi er medlem af Danske Delebiler og hermed med til at udbrede kendskabet til delebilisme på landsplan. Man kan bruge i biler hos de andre medlemmer af Danske Delebiler. Denne mulighed vil vi få udbredt kendskabet til.
Spørgsmål, kommentarer m.v. til beretningen:
Der blev udtrykt ønske om trækkroge på flere af bilerne. Det vil bestyrelsen tage med i overvejelserne efterhånden som Puntoerne skal skiftes.
Flere medlemmer har haft problemer med at åbne og lukke nøgleskabet. Der er købt et nyt og større nøgleskab, som vil blive sat op snarest.
Der var tilfredshed med at oplysninger om renteudgifter er kommet tidligt ud. Det må gerne gentage sig de kommende år.
Der er ridser bag på flere af bilerne. Dette kan skyldes forkert brug af cykelstativer på Puntoerne. Når cykelstativet er monteret korrekt, sidder det direkte på ruden og kommer dermed ikke i kontakt med lakken under ruden.
Herefter blev beretningen enstemmigt godkendt.
Ad 3. Forelæggelse af årsregnskab og eventuel revisionsberetning samt godkendelse af årsregnskabet.
Kassereren gennemgik årsregnskabet, som blev enstemmigt godkendt.
Ad 4. Forelæggelse af drifts- og likviditetsbudget, og beslutning om eventuel ændring af vilkår og vederlag for benyttelse af foreningens køretøjer samt fastsættelse af indmeldelsesgebyr, depositum, månedligt kontingent og godtgørelse til personer, som udfører opgaver for foreningen:
Der var udsendt et budgetforslag sammen med årsregnskabet. Forslaget medfører, at alle priser fortsætter uændret. Budgetforslaget blev enstemmigt vedtaget.
Ad 5. Forslag fra medlemmer.
Bestyrelsen foreslår følgende ændring til vedtægterne:
1.1 Foreningens navn er "Munksøgård Delebilsforening" A.M.B.A.
1.2 Foreningens hjemsted er på Munksøgård, Roskilde Kommune. Foreningens biler er fortrinsvis hjemmehørende samme sted. Foreningen kan dog etablere satellitbiler, som holder uden for Munksøgård.
Vedtægtsændringen har til formål at kunne have delebiler parkeret uden for Munksøgård.
Begrundelse for forslaget:
Munksøgård Delebilsforening bør have mulighed for at placere satellitbiler uden for Munksøgård. I følge vores nuværende vedtægter skal vores delebiler være parkeret ved varmecentralen på Munksøgård. En satellitbil er en delebil som har en fast parkeringsplads et sted uden for parkeringspladserne ved varmecentralen på Munksøgård.
Formålet med satellitbiler er at servicere de medlemmer som bor uden for Munksøgård samtidig med at aflaste udbygning af flere parkeringspladser på Munksøgård, hvor den fysiske grænse for hvor mange delebiler der er plads til, er ved at være nået. Ideen er, at foreningen varetager alle administrative opgaver vedr. satellitbilen, men at en fadder uden for Munksøgård varetager alt det praktiske omkring bilen. Det praktiske arbejde omkring de nuværende 8 biler er betydeligt, og hvis vi fortsat skal vokse som forening skal flere personer påtage sig et praktisk ansvar i forhold til bilerne. Satellitbiler kunne tænkes at være placeret i bofællesskaber eller boligforeninger tæt på Munksøgård. Satellitbiler vil kunne bruges af alle medlemmer af Munksøgård Delebilsforening både medlemmer på og uden for Munksøgård.
Munksøgård Delebilsforening etablerer kun satellitbiler såfrem følgende betingelser er opfyldt:
der skal være et medlemsmæssigt grundlag for etablering af en satellitbil
en eller flere personer (fadder/e) uden for Munksøgård forpligtiger sig til alt praktisk arbejde omkring bilen for en længere tidsperiode
en fast parkeringsplads markeret med ”Reserveret Delebil” stilles til rådighed, hvilket skal være godkendt af den pågældende ejerforening
fadder/e opsætter nøgleskab og postkasse til køresedler, hvilket også skal være godkendt af den pågældende ejerforening
Det praktiske arbejde omkring en satellitbil omfatter:
stå som fadder/kontakt for bilen med ansvaret for alt vedligehold af bilen ved brug af foreningens anvendte værksteder. Det omfatter fx skift af sommer/vinterdæk samt sørge for reparation i forbindelse med skader, nedbrug, mangler mv.
sørge for KRAK kort og DK kort, klud samt isskraber i bilen
jævnlig vask af bilen
indtastning af km fra køresedlerne for den pågældende bil i bookingsystem.
Det praktiske arbejde kan være fordelt på flere personer.
Det praktiske arbejde og vask kompenseres på lige fod med andre delebiler i foreningen.
Munksøgård Delebilsforening stiller følgende til rådighed vedr. satellitbilen
postkasse til køresedler
benzinkort og Falckkort
opbevaring af vinter/sommerdæk (om nødvendigt)
booking gennem foreningens bookingsystem
alt vedr. økonomi (forsikring, grøn ejerafgift, benzin, Falck abonnement, reparationsudgifter og alle øvrige udgifter relateret til bilen).
Forslaget blev godkendt men kunne dog ikke endeligt vedtages, da under 2/3 af medlemmerne var mødt frem til generalforsamlingen. Er ikke mindst 2/3 af samtlige mulige stemmer repræsenteret på generalforsamlingen, men opnås et flertal på mindst 2/3 af afgivne stemmer for forslaget, kan der indkaldes til ny generalforsamling, og på denne kan forslaget endeligt vedtages med et flertal på mindst 2/3 af afgivne stemmer, uanset hvor mange stemmeberettigede der er til stede. Bestyrelsen indkalder til en ekstraordinær generalforsamling.
Ad 6. Valg af bestyrelse:
Ad 7. Valg af intern, og eventuel ekstern revisor:
Ole Winther er på valg og genopstiller. Han blev valgt for 2 år. Øvrige bestyrelsesmedlemmer blev valgt i 2007 og er derfor ikke på valg i år.
Helle Humlum blev valgt til intern revisor. Generalforsamlingen godkendte, at vi fortsat ikke har en ekstern revisor.
Ad 8. Eventuelt:
Der var intet til dette punkt.