Referat af ordinær generalforsamling i Munksøgård Delebilsforening d. 28/3 2007.
Dagsorden:
1. Valg af dirigent og referent.
2. Bestyrelsens beretning.
3. Forelæggelse af årsregnskab og eventuel revisionsberetning samt godkendelse af årsregnskabet.
4. Forelæggelse af drifts- og likviditetsbudget, og beslutning om eventuel ændring af vilkår og vederlag for benyttelse af foreningens køretøjer samt fastsættelse af indmeldelsesgebyr, depositum, månedligt kontingent og godtgørelse til personer, som udfører opgaver for foreningen.
5. Forslag fra medlemmer.
6. Valg af bestyrelse.
7. Valg af intern, og eventuel ekstern revisor.
8. Eventuelt.
Ad 1. Valg af dirigent og referent:
Ole Winther blev valgt til referent og Jan Olsen blev valgt til referent.
Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen er indkaldt efter vedtægterne.
Ad 2. Bestyrelsens beretning:
Vi var ved årsskiftet 83 medlemmer (76 i 2005). Af de 83 medlemmer er de 13 passive.
D. 1/6 2006 anskaffede vi den 7. bil i form af en turkis punto.
I 2006 har bilerne kørt 173.175 km (ca. 24.780 km pr. bil) mod 139.000 i 2005. Kilometertallet for de enkelte biler er med som bilag til regnskabet. Gennemsnitskørslen er på nogenlunde samme niveau som i 2005. Det er stadigvæk fornuftigt i forhold til det budgetterede på 18.000 km. Tagboksen blev udlejet 8 gange (6 gange i 2005).
Der var 63 registrerede overbookinger af spøgelsesbilen i 2006 (107 i 2005). Hvorvidt spøgelsesbilen giver et reelt billede af hvor tit der mangler en bil er svært at sige, men det er den eneste indikation vi har registreret. Det nuværende antal bookinger af spøgelsesbilen markerer ikke noget behov for flere biler. Den 7. bil har åbenbart opfyldt det nuværende behov for kørsel.
Manglende aflevering af bil til tiden og andre fejl
Vi oplever jævnligt at bilerne ikke afleveres til tiden, eller tages på tidspunkter, hvor de ikke er booket, eller at en forkert bil tages. Der er store gener ved dette hver gang for dem det går ud over og for bestyrelsen, som skal rede trådene ud. Man må ikke bare tage en anden bil, hvis den bil man har booket ikke er der. Man opfordres kraftigt til at skrive sin bookning ned i kalenderen, så vi kan få minimeret disse fejl.
Alle medlemmer har fået meddelelse om, hvor mange renter de kunne trække fra på selvangivelsen for 2006. I 2006 har vi haft en renteudgift på 24.099 kr. (16.954 kr. i 2004). Fordelingen er baseret på det enkelte medlems samlede økonomiske bidrag til foreningen
Liste over bilvaskere:
Hvid: Eva (MU92); Rød: Tine (MU46); Blå: Helle (MU81); Grå: Ole (MU76); Turkis: Per (MU42) Sort: Annette (MU50); Berlingo: Jacob (MU40).
Betingelserne er, at man får 125 kr. for at vaske Berlingoen og 100 kr. for Puntoen. Vaskekort til Q8 (eller anden vaskehal) betales af foreningen, men medlemmet skal selv betale tid og km for bilen dvs. at ideen er at vask foregår i forbindelse med en tur, som man alligevel vil foretage. Udover en tur i vaskehal omfatter vask også støvsugning inde i bilen, rengøring af automåtter samt check af dæk- og olietryk. Bilerne skal vaskes ca. en gang om måneden. Øvrige medlemmer må også godt vaske bilerne på ovenstående betingelser. Delebilsrummet rengøres af Lisbet Nielsen.
Alle medlemmer opfordres til at passe bedre på bilerne. Der bliver lavet mange ridser på bilerne. Biler bliver jævnligt afleveret med mudderaftryk på sæderne. Det sker også jævnligt, at der er efterladt affald i bilerne. Bl.a. disse ting bevirker, at bilerne er noget slidte og miserable, når de skal sælges. Hvis bilerne ikke var ridsede uden på og slidte indeni, ville vi kunne få 5-10.000 kr. mere ved salg.
Medlemmer forventes selv at bidrage til at tage bilerne til reparation i forbindelse med skader, som et medlem har været involveret i. Kontakt bestyrelsen i denne forbindelse. Ole Winther står for at tage bilerne til service og dækskifte.
Email til alle medlemmer er "delebiler snabel-a munksoegaard punktum dk". (den blev ændret fra delebil@munksoegaard.dk pga. spam mails).
Alle bestyrelsesreferater ligger også på hjemmesiden og vil ikke blive delt ud skriftligt. De udsendes dog via email. Paolo Poggi er hjemmesidebestyrer.
Munksøgård Delebilsforening har indgået en aftale med Hertz Delebilen, som muliggør at alle medlemmer af Munksøgård Delebilsforening kan melde sig gratis ind i Hertz Delebilen, og benytte sig af deres tilbud. Alle medlemmer er orienteret herom. Er der flere interesserede kan man henvende sig til Jan Olsen.
Vi har der for uden en aftale med biludlejningsfirmaet EuropCar, som holder til på Københavnsvej over for MacDonalds. Medlemmerne sørger selv for bookning og betaling. Se telefonnr. og priser på vores hjemmeside under ”Erstatningsbil”.
Vi fik i 2006 samlet alle parkeringspladser ved delebilsrummet. Vi undgår dermed at skulle have en plads på den store parkeringsplads.
Nyt bookingsystemI 2006 har vi skiftet til nyt bookingsystem.
I dette bookingsystem kan man som medlem selv gå ind og redigere sine data. Klik på ”Medlemmer” på forsiden og herefter på ”Vedligehold medlemsdata”. Det er specielt vigtigt, at mobilnumre står der, så man kan kontaktes, mens man bruger en bil. Man må også gerne skrive sin e-mailadresse.
Beretningen godkendt af generalforsamlingen.
Ad 3. Forelæggelse af årsregnskab og eventuel revisionsberetning samt godkendelse af årsregnskabet:
Kassereren fremlagde det reviderede årsregnskab. Der er et overskud i 2007 på kr. 33.000. Generalforsamlingen godkendte regnskabet.
Ad 4. Forelæggelse af drifts- og likviditetsbudget, og beslutning om eventuel ændring af vilkår og vederlag for benyttelse af foreningens køretøjer samt fastsættelse af indmeldelsesgebyr, depositum, månedligt kontingent og godtgørelse til personer, som udfører opgaver for foreningen:
På årsregnskabet er der også et forslag til budget for 2007. Dette budgetforslag forudsætter, at alle priser i foreningen fortsætter uændret. Generalforsamlingen godkendte budgetforslaget.
Ad 5. Forslag fra medlemmer:
Thomas Lejre har fremsendt flg. forslag:
I prislisten er det fastsat, at et medlem har en selvrisiko ved skader på kr. 2500. Jeg vil foreslå, at denne selvrisiko afskaffes, hvis uheldet/skaden er uforskyldt. Bestyrelsen bemyndiges til at afgøre, om evt. uheld/skader er uforskyldte.
Motivation:
Ved den slags uheld som bilens fører er uden skyld i, skal bilens fører ikke betale en selvrisiko på 2.500,- kr.. Begrundelsen for dette forslag er, at det er hele delebilsforeningen der – samlet set – sparer penge på, at vi har høj selvrisiko. Derfor vil det også være rimeligt, at det er hele delebilsforeningen der afholder udgiften for den slags uheld som føreren er uden skyld i. Vi synes, at vi – med de nuværende regler – uforskyldt kommer til at betale for, at hele delebilsforeningen har en billig forsikringspræmie.
Generalforsamlingen godkendte dette forslag. Bestyrelsen får det skrevet ind i medlemsvilkårene.
Ad 6. Valg af bestyrelse:
Jan Olsen og Lisbet Nielsen er på valg. De blev genvalgt. Som nyt medlem blev Jacob Harboe valgt.
Ad 7. Valg af intern, og eventuel ekstern revisor:
Helle Humlum blev valgt som intern revisor.
Bestyrelsen indstiller, at vi fortsat ikke vælger en ekstern revisor. Dette godkendte generalforsamlingen.
Ad 8. Eventuelt:
Intet.