Dagsorden:
Ad 1. Valg af dirigent og referent:
Ole Winther blev valgt til dirigent og Jan Olsen til referent.
Ad 2. Bestyrelsens beretning:
Flere medlemmer
Vi var ved årsskiftet 58 medlemmer (50 i 2003). Liste over medlemmerne er på vores hjemmeside inkl. telefonnr.
Udlejning
Gl. Rød Punto 22.000 km (20.918 km i 2003), grå Punto 23.525 km (27.899 km) og Berlingoen 22.197 km (19.524 km). Sølv Punto 30.659 km (5.341 km for 3 mdr. i 2003). Ny rød Punto 1.000 km (erhvervet dec. 2004). Gennemsnitskørsel har været stigende og er fornuftigt i forhold til det budgetterede på 18.000 km
Overbooking
Der var 135 overbookninger i 2004 (114 i 2003). Købt ny rød Punto dec. 2004 men vi har også fået flere medlemmer.
Skader
Vi har ikke haft større skader, som har inddraget forsikringen.
3-punkts seler til Punto
Medlemsønske om 3-punktssele til en af Puntoerne. Dette bliver standard i nye Puntoer, hvor vi indenfor overskuelig tid for det, da den grå Punto snart skal udskiftes.
Manglende aflevering af bil til tiden og andre fejl
Vi oplever jævnligt at bilerne ikke afleveres til tiden, eller tages på tidspunkter, hvor de ikke er booket, eller at en forkert bil tages. Der er store gener ved dette hver gang for dem det går ud over og for bestyrelsen, som skal rede trådene ud. Man må ikke bare tage en anden bil, hvis den bil man har booket ikke er der. Man opfordres kraftigt til at skrive sin bookning ned i kalenderen, så vi kan få minimeret disse fejl.
Fradrag på selvangivelsen
Alle medlemmer har fået meddelelse om, hvor mange renter de kunne trække fra på selvangivelsen for 2004. I år 2004 har vi haft en renteudgift på 14.361 kr. (13.582,35 kr. i 2003). Fordelingen er baseret på det enkelte medlems samlede økonomiske bidrag til foreningen i form af kontingent, km- og tidsudlejning.
Nøgler
Vi har alle fået nye nøgler til nøgleskab og delebilsrum med højere sikkerhed end de gamle nøgler. De gamle nøgler kunne også bruges til andre rum på Munksøgård.
Vask
Helle Humlum står for vask af blå Punto, Ole Winther for vask af grå Punto, Marianne Andersen for vask af sølv Punto, Jens Boesen for rød Punto og Steen Solvang Jensen har stået for vask af Berlingo. Betingelserne er, at man får 125 kr. for at vaske Berlingoen og 100 kr. for Puntoen. Vaskekort til Q8 betales af foreningen, men medlemmet skal selv betale tid og km for bilen dvs. at ideen er at vask foregår i forbindelse med en tur, som man alligevel vil foretage. Udover en tur i vaskehal omfatter vask også støvsugning inde i bilen, rengøring af automåtter samt check af dæk- og olietryk. Bilerne skal vaskes ca. en gang om måneden. Øvrige medlemmer må også godt vaske bilerne på ovenstående betingelser. Delebilsrummet rengøres af Lisbeth Nielsen.
Service
Medlemmer forventes selv at bidrage til at tage bilerne til reparation i forbindelse med skader, som et medlem har været involveret i. Kontakt bestyrelsen i denne forbindelse. Ole Winther står for at tage bilerne til service og dækskifte.
Email til alle medlemmer er delebil snabel-a munksoegaard.dk.(erstat snabel-a med @-tegnet)
Hjemmeside
Vi har efterhånden fået opbygget en hjemmeside med mange nyttige informationer om foreningen samt delebilisme generelt. Formålet med hjemmesiden er dels at informere hinanden, men også at den kan være inspirationskilde for andre, som vil oprette en delebilsforening. Alle bestyrelsesreferater ligger også på hjemmesiden og vil ikke blive delt ud skriftligt. De udsendes dog via email. Paolo Poggi er hjemmesidebestyrer.
Aftale med biludlejningsfirma
Vi har en aftale med biludlejningsfirmaet EuropCar, som holder til på Københavnsvej over for MacDonalds. Medlemmerne sørger selv for bookning og betaling. Vi undersøgte i sommeren 2004 om der var behov for at leje ekstra biler i sommerperioden, som kan bookes gennem vores bookingsystem, men der blev ikke udtrykt interesse herfor. Vi får muligvis også en aftale med Hertz Delebilen i løbet af 2005.
Samarbejde i Sjællandske Delebilsklubber
Vi deltager i erfaringsudveksling med Sjællandske delebilsklubber, som består af delebilsklubber i Farum, Albertslund, Høje-Tåstrup, Køge, Lyngby og os. Vil melde os ind i Andelsbilen i 2005, som er et lidt mere formaliseret samarbejde mellem de foreningsbaserede delebilsforeninger bl.a. om nyt bookingsystem.
HUR kampagne
Vi deltager fra 1. maj 2005 i HUR kampagne om fremme af delebilisme i symbiose med kollektiv trafik. Frem til 1. juni kan man få 3 måneders gratis prøvemedlemskab af en delebilsordning, hvis man har et månedskort. Har man ikke månedskort kan man blive en af 100 som får et gratis månedskort, hvis man melder sig ind i en delebilsordning på normale vilkår. Se www.hur.dk/delebiler. Er der nogen som gerne vil hjælpe med at dele flyers ud i Trekroner?
Generalforsamlingen godkendte bestyrelsens beretning.
Ad 3. Forelæggelse af årsregnskab og eventuel revisionsberetning samt godkendelse af årsregnskabet.
Kassereren gennemgik årsregnskabet for 2004, som var indstillet til generalforsamlingens godkendelse af den interne revisor og af bestyrelsen. Regnskabet godkendtes af generalforsamlingen.
Ad 4. Forelæggelse af drifts- og likviditetsbudget, og beslutning om eventuel ændring af vilkår og vederlag for benyttelse af foreningens køretøjer samt fastsættelse af indmeldelsesgebyr, depositum, månedligt kontingent og godtgørelse til personer, som udfører opgaver for foreningen:
Med det udsendte regnskab var der også et budgetforslag. I dette budgetforslag er er indeholdt et forslag om at nedsætte priserne for brug af bilerne på flg. måde:
Kontingentet ønskes nedsat således: A-medlem 75 kr. (mod nu 100 kr.), B-medlem 25 kr. (uændret), C-medlem 50 kr. (mod nu 75. kr.).
Km priser nedsættes således: Berlingo 2,00 kr. (mod nu 2,30 kr.) og Puntoer 1,75 kr. (mod nu 2,00 kr.). C-medlemmer betaler stadigvæk 1 kr. ekstra pr. km som nu.
Begrundelsen for nedsættelsen er at vi de sidste år har set en stabil stigning i vores egenkapital (det der er tilbage hvis vi opløste foreningen og betalte alt gæld). Vi har faktisk haft et overskud på omkring 10.000 kr. pr bil per år. Der er ingen grund til at have en for stor egenkapital, da vores renteudgifter i forvejen er beskedne. De nye priser vil stabilisere vores egenkapital
Generalforsamlingen godkendte budgetforslaget.
Ad 5. Forslag fra medlemmer:
Bestyrelsen foreslår at vi melder os ind i Andelsbilen. En række foreningsbaserede delebilsklubber på Sjælland er gået sammen i en paraplyorganisation som hedder Andelsbilen. Formålet med foreningen er at styrke det praktiske samarbejde mellem klubberne som støtte for styrkelse af delebilisme. De enkelte klubber bibeholder deres selvstændighed og kan vælge til og fra af serviceydelse, som Andelsbilen kan levere. Samarbejdet giver med bl.a. et bedre bookingsystem og forventes at kunne give billigere benzin, forsikringer, biler, mv. Tilslutning til nyt bookingsystem forudsætter medlemskab af Andelsbilen.
Det koster 10.000 kr. at melde sig ind og et løbende kontingent.
Vedtægterne for Andelsbilen er vedhæftet indkaldelsen.
Generalforsamlingen vedtog dette forslag.
Ad 6. Valg af bestyrelse:
Steen Solvang Jensen og Jan Olsen er på valg og genopstiller begge..De blev valgt for 2 år. Jan Christensen blev valgt som suppleant for 1 år.
Thomas Breddam, som blev valgt til bestyrelsen ved generalforsamlingen i 2004, er udtrådt i perioden..
Ad 7. Valg af intern og eventuelt ekstern revisor:
Helle Humlum blev genvalgt til intern revisor. Der vælges ingen ekstern revisor.
Ad 8. Eventuelt:
Hæftelse
I følge vore vedtægter skal medlemmerne hvert år orienteres om størrelsen af deres hæftelse. "§ 5.4 Medlemmerne orienteres hvert år på den ordinære generalforsamling om størrelsen på foreningens lån og kreditter i Roskilde Bank til køb af biler og om den nøjagtige størrelse af den personlige hæftelse fordelt på medlemstyper. Medlemmerne orienteres straks såfremt bestyrelsen udvider kreditfaciliterne for hvilke medlemmerne hæfter personligt med oplysning om den fremtidige personlige hæftelse."
I mail fra d. 10. april var der vdhæftet en liste, hvor man se sin personlige hæftelse i forhold til den maksimale kredit, som vi har i Roskilde Bank. Foreningens maksimale kredit er pt. 280.000 kr. (pr. 31/12-2004 – den er siden nedsat til 240.000 kr.)