Referat af ekstraordinær Generalforsamling i Munksøgård Delebilforening d. 1/10 2002.

Til stede: Bent, Helle, Paolo, Steen, Jan O., Ole, Marianne J.

Ad 1. Valg af dirigent og referent: Bent valgt til dirigent og Jan til referent.

Ad 2. Forelæggelse af revideret årsregnskaber for 2000 og 2001, samt halvårsregnskab for 2002.

På den ordinære generalforsamling d. 30/4-02 kunne man ikke endeligt godkende regnskabet for 2001, fordi det ikke var korrekt opstillet. Det samme var også gældende for regnskabet for år 2000. Det blev derfor besluttet at indkalde til en ekstraordinær generalforsamling, hvor regnskaberne for 2000 og 2001 skulle endeligt godkendes.

Bestyrelsen har fået hjælp af en revisor til bogføring og opstilling af regnskabet. Denne hjælp har bevirket, at vi har kunnet opstille regnskaberne på en korrekt måde.

De tilstedeværende gav udtryk for, at det var nogle gode og overskuelige regnskaber, medlemmerne havde modtaget.

Årsregnskaberne for 2000 og 2001 blev godkendt. Halvårsregnskabet for 1. halvdel af 2002 blev udsendt til orientering. Der skulle ikke tages stilling til dette perioderegnskab.

Ad 3. Vedtægtsændringer:

Bestyrelsens forslag til vedtægtsændringer kunne ikke vedtages på den ordinære generalforsamling, da der ikke var 2/3 af medlemmerne til stede. Forslagene skulle derfor forelægges en ekstraordinær generalforsamling.

Vedtægtsændringsforslagene om selvskyldnerkaution, frist for udmeldelse, indkaldelse af generalforsamling og fuldmagt, blev vedtaget.

Ad. 4. Valg af nyt bestyrelsesmedlem:

Ingen kandidater meldte sig.

Ad 5. Eventuelt:

Varmecentralen: der bliver indrettet et rum til forskellige arbejdsgrupper og delebilsforeningen . Der er arbejdsweekend i weekenderne i forbindelse med efterårsferien. Man melder sig til Paolo (nr. 37), hvornår man kan deltage i arbejdsweekenderne.

For at få en bedre udnyttelse af bilerne har bestyrelsen arbejdet med forslag til billigere leje på tidspunkter, hvor bilerne ellers ikke bliver udnyttet. Vi har givet Helle (nr. 22) et tilbud om leje af bil om natten til statens km.takst uden timeleje i tidsrummet 22-08. Vi har givet Anders (nr. 45) et tilsvarende tilbud i dagtimerne – 6-15 ell. 16: Generalforsamlingen havde ingen betænkeligheder ved tilbuddet til Helle. Men man mente at tilbuddet til Anders kræver en ekstra bil.

Vi har midlertidigt stoppet for tilgang af nye medlemmer. Man kan blive skrevet på en venteliste. Bestyrelsen overvejer om der er basis for en 4. bil med det nuværende antal medlemmer og det kræver nogle flere medlemmer.

Bank/Betalingsservice:  Vi vil begynde at opkræve gebyr hos de medlemmer, der ikke er tilsluttet Betalingsservice. Det koster  foreningen ekstra 7,75 kr. pr. gang for opkrævningen af de medlemmer, der ikke er tilmeldt Betalingsservice eller ca. 100 kr. per medlem om året, der ikke er tilmedlt PBS. Vi vilbegynde at opkræve ekstraudgifter i forbindelse med udsendelse af indbetalingskort, såfremt medlemmet ikke ønsker at overgå til PBS..

Hjemmesiden bør bruges mere til forskellige skiftende opfordringer – f.eks husk at fylde benzin på bilen, når tanken er 1/3 fuld. Opfordre til bedre booking ved at samle bookinger på en bil endtil den er helt booket. På den måde er der mulighed for at booke så lange sammenhængende perioder som muligt.

Det tog lang tid at få repareret den røde Punto. Ole og Helle vil gerne hjælpe med at få biler på værksted når/hvis bestyrelsesmedlemmer ikke har tid til det.

Barnestole skal tages ud efter brug. Barnestolene er i privat eje. Det betyder også, at det er den enkelte ejers ansvar at de er i orden. Skrive ejernavne på.

Referent: Jan Olsen