Tilstede: under 2/3 af medlemmerne
Dato: 30. 4 2002
Dagsorden:
1. Valg af dirigent
2. Valg af referent
3. Formandens beretning
4. Godkendelse af regnskab
5. Godkendelse af budget
6. Forslag fra medlemmerne
7. Valg af bestyrelse
8. Valg af intern revisor
9. Eventuelt.
Bendt blev valgt som dirigent.
Paolo som sekretær, står for referatet iht. vedtægterne.
Formandens beretning er vedlagt og kan læses her.
Bestyrelsen havde til mødet en revideret udgave af regnskabet, som var udarbejdet på baggrund af den interne revisors kommenterer og andre fagkyndiges råd. Det blev forklaret at vanskeligheden med at få lavet en endelig version af regnskabet ikke var så meget forbundet med de konkrete tal som regnskabet består af, som med den måde de skulle opstilles i balancen for at give et billedet af, hvordan værdien i foreningen havde udviklet sig i løbet af året.
Den interne revisor havde dog også fundet nogle fejl i f.eks. nogle forsikringsregninger, som ikke er pålagt moms, og som fejlagtigt var placeret i en momskonto.
Bestyrelsen mente at den første version af opstillingen af aktiver og passiver var forkert og begrundede denne indstilling. Forskellen mellem de to versioner var den måde, hvorpå vores aktiver: biler, kontormateriale, dæk og biltilbehør, var opstillet. I den første version stod hele det beløb bilerne mm. havde kostet under udgifter, mens i den nye version var kun afskrivningen af aktiverne i udgiftskolonnen. På den måde kan man se hvad de løbende udgifter og værditabet har været i løbet af året og om man ved billeje og kontingent har kunne tjene det tab ind, hvilket giver sig udslag i forøgelse eller formindskelse af egenkapitalen.
Vi fandt også at, til forskel fra hvad vi gjorde sidste år, skulle depositum opstilles under passiver, da dette skal gives tilbage til medlemmerne, i det øjeblik foreningen opløses eller medlemmerne forlader den.
Momsdifferencer, som ikke er blevet modtaget eller betalt endnu, har vi opstillet som hhv. tilgodehavende og skyldige beløb. hhv. under aktiver eller passiver.
Denne ændring viste sig at kollidere med den måde balancen var opstillet sidste år på (som nævnt ang. egen kapital og depositum). Debatten viste enighed i, at det er denne nye måde at opstille posterne på at det er "mindre forkert" og at bestyrelsen skal udarbejde en endelig version af dette års regnskab, samt en ny version af sidste års regnskab, som følger de samme principper, og som giver mulighed for at følge udviklingen i foreningens økonomi i løbet af hele dens levetid.
Det blev også pointeret at det alligevel er vigtigt at det fremgår, hvilke udgifter til f.eks. køb af biler eller andet har været i løbet af året og ikke kun værditabet af de erhvervede aktiver.
Jan har fået mandat til at søge hjælp hos en revisor for et ca. 2000,- beløb, for sammen med ham at udarbejde en kontoplan og oprette den i vores regnskabsystem, så det helt automatisk giver de balance opstillinger som er korrekte.
Desuden blev det bemærket at forsikringsbeløbene dækker for en periode, som ikke er identisk med regnskabsåret. Regnskabet burde have taget højde for dette.
Det blev i øvrigt bemærket at udgiften til bookingsystemet er ren drift da startomkostningerne blev afholdt i 2000 og at vi har nogle forholdvis høj udgifter i form af bankgebyrer. Disse skal bestyrelsen forsøge at forhandle ned.
Regnskabet blev godkendt med de anførte kommentarer og med henblik på at de to nye regnskaber skulle være i orden til den nye ekstraordinær generalforsamling.
Ad 5 Godkendelse af budget
Budgettet er udarbejdet for 4 år som er bilernes forventet levetid i foreningens eje og er udarbejdet på baggrund af de nuværende betingelser. Budgettet er vedlagt og kan ligeledes læses på hjemmesiden. Der kan nævnes at det baseres på en forventning om at hver bil kører ca. 18.000 km/år og med en udlejningsprofil som er beregnet på baggrund af de faktiske forhold i løbet af dette års drift.
Budgettet forsøger at beregne en driftsomkostning for hhv. Berligoen og Puntoen. Det er meget fint, man skal dog være opmærksom på at forhold såsom bilulykken og efterfølgende stigningen af forsikringspræmie gør driftsomkostningen på Berligoen dyrere end ellers, og det kunne ligeså godt være sket for en af Puntoerne.
Budgettet viser igen det kedelige faktum at momsafgiften koster os 144.000 kroner i løbet af de 4 år.
Steen var i tvivl om hvorvidt opstillingen af den forventede udvikling af aktiver og passiver i budgettet var korrekt og modtager gerne input fra andres erfaringer. Den nye måde at opstille aktiver og passiver på i regnskabet vil blive overført til fremtidige budgetter.
Konklusione på det var at man ikke kunne se anledning til at ændre den nuværende prisstruktur, som ser ud til at holde, hvilket der var tilslutning til. Budgettet blev godkendt.
Forslaget fra bestyrelsen om ændring af nogle vedtægtsparagraffer blev kort gennemgået punkt for punkt:
- Mulighed for at blive passiv medlem ønskes indført under nogle betingelser
- Selvskyldnerkaution ønskes i vedtægterne, da det er grundlaget for ejerskab og fælles ansvar i forhold til foreningens gæld overfor banken
- Opsigelsesfristen ønskes forlænget til 3 måneders for at give foreningen mulighed for at reagere i en evt. krisesituation inden evt. hurtige medlemmer har nået at løbe fra deres forpligtigelser
- Tilføjelse af paragraf 13 stk 5 blev ændret til en flytning af paragraf 22 så paragraf 22 bliver til paragraf 13 stk. 5. Denne paragraf forskriver i forevejen regler om forelæggelse af regnskab inden generalforsamling, men under punktet: Revision.
- Der blev i øvrigt foreslået en ændring af fuldmagtreglen (paragraf 14.2) så hvert medlem har mulighed for at have 2 fuldmagter til generalforsamling i forhold til det nuværende én.
Herunder den gamle og den nye tekst
" Hvert medlem – A-, B- og C-medlem - har på foreningens generalforsamlinger én stemme og kan herudover afgive stemme i henhold til én skriftlig fuldmagt fra et A-, B- eller C-medlem. Ventelistemedlemmer har ikke stemmeret."
ændres til:
" Hvert medlem – A-, B- og C-medlem - har på foreningens generalforsamlinger én stemme og kan herudover afgive stemme i henhold til to skriftlige fuldmagter …"
Forslagene blev vedtaget enstemmigt. Der var dog repræsenteret under 2/3 af medlemmerne, så forsamlingen gav bestyrelsen mandat til at indkalde en ekstraordinær generalforsamlig, som kan godkende de samme forslag med 2/3 af de ræpresenterede stemmer.
Paolo blev genvalgt som bestyrelsesmedlem, Nina som suppleant.
Helle genopstillede og blev genvalgt som intern revisor
Der blev udtrykt ønske om at det var tilladt evt. fra når vi får en 4. bil eller allerede nu at have dyr med i én af bilerne. Der kunne gælde en regel om at dyrene ikke må komme i berøring med sæderne (ved brug af tæpper eller lign).
Vi skal afprøve den brugte carbox, vi har og ellers købe én til en af puntoerne.
Sidst men ikke mindst, husk at fylde benzin, så der aldrig er under 1/3 benzin til den næste, der skal køre.
Dette skrives også på hjemmesiden.
Dirigenten takkede for god ro og orden.