Dato: 30. april 2001
Tilstede: Annie,Nina,Helle,Lars, Jens,Ole,Hanne, Steen, Jan, Bent, Paolo (referent)
1. Valg af dirigent og referent.
2. Bestyrelsens beretning.(Vedlagt her)
3. Forelæggelse af årsregnskab og eventuel revisionsberetning samt godkendelse af årsregnskabet.
4. Forelæggelse af drifts- og likviditetsbudget og beslutning om eventuel ændring af vilkår og vederlag for benyttelse af foreningens køretøjer samt fastsættelse af indmeldelsesgebyr, depositum, månedligt kontingent og godtgørelse til personer, som udfører opgaver for foreningen. (Budgettet er vedlagt her)
7. Valg af intern, og eventuel ekstern revisor.
Referat
Ad 1 Valg af dirigent og referent.
Bent blev valgt som dirigent Paolo som referent.
Steen fremlagde beretningen. Beretningen er vedlagt.
Til beretningen var der nogle kommentarer:
Ang. Vask a biler; Nina vil gerne overveje at påtage sig vask af Berlingo'en.
Ang. udstyr til Berlingo'en: Jens kunne godt bruge et separationsnet til bagagerummet, da det ellers kan være farligt at køre med højt læs (bagpå). Det koster nok ikke særlig meget. Tagbøjler til kajak til Berlingo'en er endu ikke konkret savnet, men der forudses, at der kan være brug for det. Hvis det viser sig at det er tilfældet, skulle det heller ikke være et problem (pris ca 800,-/stk for Puntoen, måske mere for Berlingoen).
Steen supplerede diskussionen om ekstra udstyr med at orientere om det ønske, der fra flere medlemmer er blevet udtrykt om at anskaffe to ekstra sæder til Berlingoen. De er dyre men momssagen gør (i det mindste) at netop dyre ting bliver billigere fordi vi nu kan trække 25% moms fra. To koster ca 11-12.000 eksl. moms.
Steen kunne godt tænke sig, at nogen kunne nævne 5 tilfælde, hvor man kunne bruge/have brugt dem.
Vi kan forudse at buslignende kørselsbehovet med børnene fra skolen bliver reduceret i og med, at den nye skole bliver bygget på gåafstand. Der er tilbage, at sæderne kunne være praktiske til svømmehalsture, deltagelse i skolemøder osv.
Det er blevet forslået, at man, hvis behovet er der, kunne starte med at købe et sæde. Under alle omstændigheder skal det undersøges, om hvorvidt de er nemme at på- og afmontere. Da de fylder i bagagerummet, er dette et krav.
Ad 3 Forelæggelse af årsregnskab og eventuel revisionsberetning samt godkendelse af årsregnskabet
Regnskabet blev præsenteret af Jan (Regnskabet er vedlagt) Helle (intern revisor) havde kontrolleret bilagene og fundet at alt var iorden. Dog havde hun lagt mærke til at der ikke er moms på porto, dette skal rettes i regnskabet.
Helle spurgte hvorfor man ikke har beregnet en afskriving på bilerne i år 2000.
Afskrivning afspejler den værdi som foreningen mister med tiden i og med at bilerne bliver mindre værd (de har kostet ca. 300.000 men de kan kun sælges for mindre, differencen er et tab for foreningen, som skal beregnes) dette har to formål:
· i begrænset omfang for skattemyndighedere (hvis vi skulle betale skat af en eventuel indtjening ville afskrivningen blive fratrukket indtjeningen, i vores tilfælde bliver vi ikke beskattet på en indtjening - som vi ikke har - men kun af momsen og det kan først komme på tale, når vi konkret sælger bilerne). I dette tilfælde ville skattemyndighederne være interesseret i at vi ikke afskrev for meget på én gang, fordi de derved mister indtægter.
· for os selv for at have overblik over de værdier der er indefrosne i vores forening. Bilerne blev købt d. 5 december, der er altså kun en måneds tid i dette regnskab. Bilerne har selvfølgelig tabt værdi i den måned og hvis vi gik ud fra at de skulle sælges efter få måneder ville det være relevant at beregne en afskrivning. I vores budget regner vi dog med en tidshorisont på 4 år, hvorefter bilerne bliver udskiftet. Den ene måned i år 2000 regnskab var derfor ikke så vigtigt, og det ville have gjort regnskabet mere kompliceret. Det var det i forevejen fordi vi pluselig skulle til at beregne moms af forskellige beløb.
Helle bemærkede ved gennemgang at momsregler at der nævnes muligheden for at trække moms fra leasede biler fra. Om det under det nuværende system er en fordel at lease biler i stedet for at eje dem er ikke helt klart endnu, fordi der er helt sikkert en momsmæssig fordel ved at lease bilerne, men selve bilerne bliver dyrere. Dette spørgsmål skal under alle omstændigheder vurderes nøje ved køb af nye biler.
Regnskabet blev godkendt med rettelse af momspostering for den enkelte post "porto".
Steen forklarede baggrunden for at vi nu skal til at betale moms af de indtægter, vi har. Om landsretsdommen mod Silkeborg Delbilskub som med de nuværende regler fastsætter med syv tommers søm, at vi bare skal betale moms af alle de indtægter vi har, uanset om det i praksis er tale om en deling af udgifter, der i for vejen har indeholdt moms, uden at der er tale om en forøgelse af værdi. Det der er tilbage er muligheden for sammen med de andre delebilklubber (f.eks. Farum Delebilklub) at rejse sagen politisk, for at få reglerne ændret.
Steen præsenterede vores 4 årige budget med og uden moms. Budgettet (vedlagt) er baseret på de nuværende 29 medlemmer og deres kørselsprofil indtil dato. Der er forudsat at der bliver en forøgelse af km-antallet i løbet af foråret og sommeren, som blev registreret af andre delebilklubber, der har en længere historie end os.
Budgettet regner altså med 18.000 km pr. bil. Budgettet regner desuden med en forøgelse af den månedlig kontingent med 50% til henholdsvis 150,-, 75,- og 38,- for A-, B- og C-medlemmer. Dette er bestyrelsens forslag til at imødegå effekterne af kravet om momsbetaling.
Under disse præmisser vil vi om 4 år kun have en meget beskeden stigning i egenkapitalen. Foreningen ville altså ikke blive fattigere, men vi ville heller ikke spare op på det niveau vi havde forudsat. Meningen var at nedsætte renteudgifterne til køb af nye biler. Hvis ikke vi skulle til at betale moms af vores indtægter ville vi med kontingenterne på år 2000 niveau have opnået en opsparing på ca 100.000 kroner i alt.
Lars bemærkede at budgettet er konservativt fordi skønt de kørte kilometer afspejler, det der kan forudsiges lige nu, så kan udlejningsprofilen meget vel være mere givtig i form af længere tidsleje i løbet af sommeren. Det bekræftedes dog er alle andre parametre (nye indskud og kontingenter fra nye medlemmer og kørte km taget med i betragtningen). Man kan sige at man i dette budget ikke har medregnet den ekstra krone pr. km som C-medlemmerne betaler og som med den nuværende kørsel vil give ca 16.000 i løbet af de 4 år. Altså ikke helt så nedstemmende, som det ser ud. Alligevel en markant forskel til hvad vi havde forudsat da vi startede.
Helle spurgte hvor mange nye medlemmer, der kraves for at vi får råd til at købe en ny bil.
Med den nuværende kørselsprofil, skal der ca. 8-10 nye medlemmer til. I forhold til andre delebilklubber kører vi mange ekstrem korte ture, og har et lille kørselsbehov pr. medlem.
Budgettet for år 2001 med de nye kontingenter blev godkendt. De nye kontingenter træder i kræft fra den næste regning.
Der var ikke indkomne forslag
På nær Søren stiller den gamle bestyrelse op til genvalg. Der bliver indført en rotation med det formål at vælge ca. halvdelen af bestyrelsen hvert år. Derfor stillede Steen og Jan op til en 2 års periode og Paolo til en 1 års periode. Der var ikke andre der stillede op, skønt der ville være brug for 1 medlem mere. Steen, Jan og Paolo blev genvalgt. Nina stillede op og blev valgt som suppleant.
Ad 7 Valg af intern, og eventuel ekstern revisor.
Helle vil gerne fortsætte som intern revisor, hun blev også genvalgt
Ole berettede om hvor galt det kan gå, når maskiner og mennesker mødes ( og når mennesker og mennesker ikke mødes) det gav for ham en regning på 230,- for leje af en bil i 4 timer. Ganske lukrativ for forening, mindre godt for Ole. Vi laver ikke en særlig regel for det specifikke tilfælde men ekstreme tilfælde som her bliver der taget hensyn til ad hoc.
Kasserer Jan holder også øje med, at hvis nogen har booket i f.eks. 6 timer og senere booker ekstra 2 timer op af de oprindelige 6, bliver de to bookinger beregnet som én dag og ikke som 6 timer + 2 timer. Dog, HUSK hvis man skal forlænge en reservation der bliver til én dag, er den rigtige måde at gøre det på i bookingsystemet at "redigere" i den gamle reservation.
Der blev desuden talt om hvorledes der kunne købes et økonomiprogram til at føre regnskabet. Bestyrelsen skal vurdere om udgiften er godt givet ud og hvorledes programmet kunne bruges af andre arbejdsgrupper/foreninger under Munksøgård med det formål at dele udgiften. Regnskabet bliver idag lavet med et udmærket program, men der kunne være en fordel i at forskellige arbejdsgrupper/foreninger brugte det samme.
Dirigenten takkede for god ro og orden.